（一)權(quán)限控制
財(cái)務(wù)主管應(yīng)對每個(gè)會(huì)計(jì)員的操作進(jìn)行控制。進(jìn)入系統(tǒng)管理中的權(quán)限管理，根據(jù)工作的需要對每位操作員進(jìn)行權(quán)限控制。對于制單人員，給予查詢權(quán)、錄入修改權(quán)、打印權(quán)，對出納員應(yīng)給予帳務(wù)查詢權(quán)、銀行及對帳權(quán)和出納權(quán)（審核權(quán))，以便出納模塊和日常帳務(wù)模塊相互核對和日常收付憑證進(jìn)行出納，如果需要對某人進(jìn)行部分科目權(quán)限控制，首先在權(quán)限設(shè)置對話框中選擇“科目權(quán)限”，選擇部分科目，然后在權(quán)限管理對話框中選擇“科目權(quán)限表”，設(shè)置該人所對應(yīng)的科目代碼和名稱。為了使科目設(shè)置更具有科學(xué)性，應(yīng)將科目設(shè)置權(quán)給予主管人員，以防其他人員增減科目名稱；為了保證數(shù)據(jù)安全可靠，不被外人盜竊，應(yīng)將數(shù)據(jù)備份權(quán)和恢復(fù)權(quán)賦予特定人員。對于審核員，應(yīng)給予審核權(quán)，若要對某人某些科目金額上限審核權(quán)控制，首先給予其審核權(quán)，然后進(jìn)入“權(quán)限管理一審核授權(quán)控制”，錄入相應(yīng)條件，比如金額在5000元以下的付款，該審核員具有審核權(quán)，超過5000元，該審核員無此審核權(quán)。若要查詢某人的工作情況，可以從操作日志中查詢。
（二)初始設(shè)置
憑證類型采用分三類（收、付、轉(zhuǎn))，有利于憑證分類、查詢，也有利于現(xiàn)金流量表的編制。若要對各部門收入、成本費(fèi)用考核，部門核算方式應(yīng)選“核算到部門”；在科目設(shè)置中，為了使科目設(shè)置更加簡練，便于記憶，比如全球通月租費(fèi)，將科目代碼51010101設(shè)為部門核算，就可以知道各部門全球通月租費(fèi)收入，不需要將各部門月租費(fèi)收入再往下設(shè)明細(xì)科目（如：通信業(yè)務(wù)收入一全球通收入一月租費(fèi)一XX部門)。部門設(shè)置采用代碼分級制，比如采用三位制，第一位表示部門性質(zhì)m.quanxiangyun.cn，后兩位表示各部門，若第一位上的“1”表示管理部門，后兩位“01，，表示綜合部，”02“表示財(cái)務(wù)部，則綜合部的代碼為”101，“財(cái)務(wù)部的代碼為”102“，若第一位上的”2“表示生產(chǎn)部門，后兩位數(shù)”01“表示交換中心，”02“表示基站維護(hù)中心，則交換中心的代碼為”201，“基站維護(hù)中心的代碼為”202“。這樣分類便于記憶各部門代碼。
（三)基礎(chǔ)設(shè)置
在日常帳務(wù)處理中首先要對憑證處理進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)置，憑證錄入方式選項(xiàng)的默認(rèn)日期為“當(dāng)天”，這樣保證制單日期與業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生日期相符：選擇“金額借貸自動(dòng)平衡”，有了借方數(shù)，不需要再計(jì)算貸方數(shù)，簡化計(jì)算；憑證存入提示，應(yīng)將“附件未錄入提示”選上，有利于提醒未錄入的附件，與會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作相符。憑證處理方式選項(xiàng)中，應(yīng)選上“只能由制單人本人修改”有利于加強(qiáng)制單人的責(zé)任制；選擇“能刪除中間憑證”方便憑證處理；選擇“在憑證存入前檢查憑證的合法性”，有利于降低憑證錄入錯(cuò)誤率。
（四)快速處理
往來個(gè)人代碼設(shè)置采用5位制，前3位表示部門，后2位表示人名，比如：綜合部王剛，其代碼為“10101”，前3位“101”表示綜合部，與部門設(shè)置相符，后2位“01”表示“王剛”。這樣設(shè)置便于記憶，在日常往來帳錄入中，直接錄入其代碼即可。
不常用的科目和多級科目助記化，對于那些不常用的科目，比如“壞帳準(zhǔn)備”，在設(shè)置科目或修改科目時(shí)，在助記碼中填寫“wzjb”，又如“長期借款一應(yīng)付利息”，在助記碼中填入“cqjk－lx”。對于多級科目，比如“通信業(yè)務(wù)收入一全球通一數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)收入一手機(jī)上網(wǎng)”，在助記碼中填入“5－wap”，“5”表示“收入類”，“wap”表示“手機(jī)上網(wǎng)”。對于一些常用摘要，可以采用助記碼，比如“差旅費(fèi)”設(shè)為“clf”。摘要助記碼程序設(shè)計(jì)需要進(jìn)一步放進(jìn)，比如“付王剛差旅費(fèi)”，在憑證錄入的摘要欄中，只要錄入含有“clf”字段，就能顯示出“差旅費(fèi)”字：段，即錄入“付王剛clf”。
對每月按一定比例或一個(gè)數(shù)值結(jié)轉(zhuǎn)的憑證可設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證，比如每月結(jié)轉(zhuǎn)營業(yè)稅金，在“日常帳務(wù)一憑證設(shè)置一設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證”中選擇“定義結(jié)轉(zhuǎn)公式”m.quanxiangyun.cn，在對話框中，錄入分錄號、憑證類型、分錄名稱，金額來源公式中不需要錄入“＝”，可以錄入運(yùn)算符號，為了使借貸必相等，在其中一行錄入“phs（)”函數(shù)。
借：主營業(yè)務(wù)稅金及附加（公式：die（5101)*0.03)
貸：應(yīng)交稅金—應(yīng)交營業(yè)稅（公式：Phs（))
設(shè)置完畢，可以在“憑證處理—生成自轉(zhuǎn)帳憑證”運(yùn)行。
年終科目結(jié)轉(zhuǎn)，方法一：以財(cái)務(wù)主管身份進(jìn)行帳務(wù)處理系統(tǒng)，然后進(jìn)入“系統(tǒng)管理—其他控制—年結(jié)科目清零設(shè)置”。將損益類科目結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤。方法二：在“日常帳務(wù)—憑證設(shè)置—設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證”中選擇“直接選擇結(jié)轉(zhuǎn)科目”，錄入分錄號、分錄名稱、憑證類型、憑證摘要等，“憑證借方”需要根據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)性質(zhì)，比如將通信業(yè)務(wù)收入轉(zhuǎn)入本年利潤，“憑證借方”選“轉(zhuǎn)出方”，“結(jié)轉(zhuǎn)內(nèi)容”選“貸方期末余額”，若將成本費(fèi)用轉(zhuǎn)入本年利潤，“憑證借方”選“轉(zhuǎn)入方”，“結(jié)轉(zhuǎn)內(nèi)容”選“借方期末余額”， ，最后存入。
